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11 modi intelligenti per massimizzare lo spazio sulla scrivania


Qualche anno fa, avevo un grande ufficio con una grande scrivania al lavoro e il mio ufficio a casa era uno scantinato incompiuto di 500 metri quadrati con sei tavoli allestiti per creare una scrivania molto ampia. Avanti veloce ad oggi, e il mio spazio di lavoro è stato ridotto a un piccolo cubicolo al lavoro e nessuno spazio scrivania a casa. Eppure sono più produttivo che mai. Come ho aumentato la mia produttività dopo aver perso quasi tutto il mio spazio sulla scrivania?

Per una cosa, non stavo ottenendo molto valore dalla mia copia abbondante di spazio sulla scrivania. Ho usato le mie superfici di lavoro principalmente per immagazzinare pile di carte e materiali di ricerca che stavo risparmiando e varie attrezzature e forniture per ufficio. A volte è stato utile avere la maggior parte delle mie cose fuori da dove potevo vederla, ma il caos di questo arrangiamento superava ogni reale vantaggio in termini di produttività. Con tutta la roba ammucchiata sulla mia scrivania, in effetti avevo una piccola scrivania comunque!

Avere un prezioso spazio sulla scrivania mi ha costretto a rimanere altamente organizzato. Invece di mettere da parte le cose per ordinare o archiviare in un secondo momento, prendo il controllo di un potenziale disordine prima che prenda il controllo della mia scrivania. Quando sono pronto a lavorare su qualcosa, posso trovare rapidamente gli elementi necessari e ottenere solo queste cose su cui lavorare. È più facile concentrarsi sul compito a portata di mano senza così tanto lavoro incompiuto che mi fissa in faccia da tutti gli angoli della mia scrivania.

Ecco alcuni modi intelligenti per massimizzare lo spazio minimo sulla scrivania.

1. Vai a pieno digitale

Uno dei grandi miglioramenti apportati per aiutarmi a rimanere produttivo con poco spazio sulla scrivania è passare dall'analogico al digitale. Ai vecchi tempi avevo letteralmente centinaia di chili di documenti cartacei in schedari e ammucchiato sulla mia scrivania. Ho anche avuto un sacco di quaderni con note scritte a mano. Il problema con le cose analogiche è che ci vuole un grande sforzo per mantenere i file organizzati e trovare il materiale giusto quando ne hai bisogno. Mi resi conto che i miei documenti cartacei erano sostanzialmente inutili perché non riuscivo a trovare nulla e non valeva l'enorme sforzo di organizzare i vecchi documenti.

Ora tengo tutti i miei documenti, articoli di ricerca e foto in formato digitale sul mio computer. Uso i documenti cartacei solo occasionalmente quando voglio prendere appunti mentre sto lavorando a qualcosa. Quindi eseguo la scansione o digito i miei appunti e quindi riciclo i documenti. Posso cercare i miei file digitali per parola chiave e data, e i file digitali non occupano affatto spazio. Se memorizzi i tuoi dati sul cloud, puoi avere accesso a tutti i tuoi file digitali da qualsiasi luogo - casa, lavoro o in viaggio.

2. Sbarazzati di cose

Davvero guarderai di nuovo quel mucchio di vecchie riviste o documenti? Pensi che utilizzerai ancora il tuo zip drive? Ad un certo punto, è ora di sbarazzarsi di cose che non ti servono e recuperare lo spazio della tua scrivania.

3. Aggiungi un criterio di pulizia scrivania

Svuoto la mia scrivania alla fine di ogni singolo giorno. Quando avevo una grande scrivania caotica, questo sarebbe stato inimmaginabile. A quei tempi, mi piaceva l'idea di avere fogli, articoli e appunti impilati sulla mia scrivania. Ho pensato di dare l'impressione di essere occupato e lavorare su cose importanti.

Poi un giorno ho avuto un incontro con un collega di grande successo nel suo ufficio. La sua scrivania era completamente chiara tranne che per un paio di foto incorniciate e il foglio che stavamo incontrando per discutere. Non sentiva il bisogno di lasciare pile di carte e cose in giro per impressionare le persone. Potrei dire che ha impressionato le persone concentrandosi e facendo le cose. La sua scrivania altamente organizzata mi ha impressionato e ho deciso di cambiare.

Ora ho solo le cose fuori quando ne ho bisogno e metto via tutto alla fine della giornata. Conservo le mie carte e altri materiali organizzati in modo da trovare facilmente ciò di cui ho bisogno quando è il momento di riutilizzare i materiali per lavorarci sopra. Un piccolo spazio sulla scrivania sembra molto più grande quando lo tieni pulito.

4. Guarda sotto

Anche se la mia scrivania non è molto grande, c'è una quantità uguale di spazio sotto la scrivania. La maggior parte delle persone non utilizza questo prezioso spazio di archiviazione. In realtà è un posto a portata di mano per tenere le cose vicine, ma fuori mano. Usa lo spazio sotto la scrivania dimenticato per far uscire le cose dalla scrivania in modo da poter utilizzare in modo produttivo tutta la scrivania come piano di lavoro.

5. Invia roba allo spazio di archiviazione

Durante la mia recente trasferta in ufficio, ho inviato molte attrezzature e materiali dal mio ufficio per essere archiviati altrove. Ho creato un foglio di calcolo di tutti gli articoli che ho spostato e ho notato dove li ho archiviati. Dedica alcuni minuti a etichettare ciò che è contenuto nelle tue scatole di immagazzinaggio e gli elementi dell'etichetta con il tuo nome per renderli più facili da recuperare se ne hai bisogno di nuovo. Archivia materiale che raramente usi lontano dal tuo ufficio per darti più spazio sulla scrivania e aumentare la tua produttività.

6. Riduci

Usa attrezzature più piccole come un laptop o un tablet che puoi facilmente spostare o mettere da parte per massimizzare la disponibilità della tua scrivania come superficie di lavoro. Sbarazzarsi di apparecchiature non necessarie, ad esempio una stampante personale se esiste un'alternativa che è possibile utilizzare sulla rete.

7. Incorporare un accordo ergonomico

Disporre gli articoli sulla scrivania in base a quanto tempo impieghi a utilizzarli. Per la maggior parte delle persone, la priorità più alta dovrebbe essere quella di sistemare la sedia e il computer nella migliore posizione possibile alla scrivania, poiché è qui che viene impiegata la maggior parte del tempo. Successivamente, trova uno spazio comodo per il telefono e prenota uno spazio libero sulla scrivania per leggere documenti e prendere appunti mentre lavori. Ho impostato una luce da scrivania nello spazio in cui ho letto i documenti, il che rende la lettura più semplice e rende il mio ufficio più grande.

8. Creare un controllo del cavo

Non lasciare che i cavi fuori controllo, i cavi di alimentazione e i blocchi di alimentazione consumino il prezioso spazio della tua scrivania. Instradare i cavi dietro l'apparecchiatura e sotto la scrivania per tenerli lontani dalla scrivania e utilizzare fascette per tenere i cavi dove li vuoi. Potresti anche trarre vantaggio dall'eliminazione di alcuni cavi - ottieni una tastiera e un mouse cordless economici per sbarazzarti di un paio di cavi e ottenere una certa flessibilità nel modo in cui puoi lavorare alla tua scrivania.

9. File It Down

Se è necessario conservare i documenti cartacei, diluiscili per mantenere solo quelli di cui hai veramente bisogno. Quindi organizza questi documenti importanti in modo da poterli trovare facilmente in seguito. Dividi le carte in pile per categoria, scrivi i nomi delle categorie sulle cartelle dei file e inseriscile in un raccoglitore anziché sulla scrivania. Quelle carte che ingombrano la tua scrivania dovrebbero facilmente adattarsi solo a pochi centimetri di spazio nel file cabinet nei file sospesi.

10. Riutilizzare, riciclare

Usa gli oggetti riciclati per gli organizzatori e lo stoccaggio a portata di mano:

  • I contenitori per alimenti in plastica possono contenere forniture per ufficio e hardware vari.
  • Le scatole da scarpe sono grandi contenitori di stoccaggio per forniture di ufficio più grandi e materiali per progetti. Se non ti piace usare scatole di scarpe di cartone, puoi ottenere scatole di plastica trasparenti poco costose in modo da poter vedere cosa c'è dentro.

Raggruppa i materiali relativi insieme in contenitori di stoccaggio per realizzare kit che è possibile riporre in un cassetto o sotto la scrivania e uscire quando si lavora su un determinato tipo di progetto sulla superficie della scrivania.

11. Configura un desktop remoto

Preparati per portare il tuo computer e i tuoi file con te e lavorare in modo produttivo lontano dalla tua scrivania, ad esempio in un bar o in una sala conferenze. Ci sono dei vantaggi nel non essere legati al lavoro alla scrivania. Essendo mobili, puoi darti una scrivania più grande ogni volta che hai un'attività che richiede molto spazio sulla scrivania o se vuoi semplicemente lavorare su una grande scrivania.